Przygotowanie spotkania zajmuje do dwóch tygodni – ale to nie oznacza dwóch tygodni pracy, raczej punktowego zaangażowania. W tym czasie wybierasz temat i tytuł swojej rozmowy, przygotowujesz zaproszenie, promujesz spotkanie i szukasz uczestników. Jeżeli musisz znaleźć salę, to proces przygotowania wydłuża się o dodatkowy tydzień.

Mamy dla Ciebie materiały na każdy etap. Przewodnik pomoże Ci sprawnie zorganizować spotkanie. Instrukcja pokazuje krok po kroku, jak poprowadzić rozmowę. A wcześniej mamy dla Ciebie webinar, na którym odpowiemy na wszystkie pytania. Po zrealizowanej rozmowie dostaniesz też formularz online, by podsumować spotkanie. Wszystkie materiały znajdziesz na stronie kampanii „Polska rozmawia”.

Liczba uczestników powinna wynosić 10-15 osób. Przy takiej liczbie każdy będzie mógł swobodnie się wypowiedzieć, jednocześnie jest szansa na różnorodność poglądów wśród rozmówców. Większa grupa będzie trudna do poprowadzenia – powinniście mieć czas na przejście przez wszystkie etapy rozmowy, o których piszemy w instrukcji.

Zastanów się, kogo chcesz zaprosić na rozmowę i gdzie możesz znaleźć takie osoby. Najpierw możesz skontaktować się z osobami, które już znasz, albo które mogłyby polecić Twoje wydarzenie innym znajomym. Później skontaktuj się z lokalną biblioteką, domem kultury lub inną inicjatywą sąsiedzką i zaproś na swoje wydarzenie. Możesz też poszukać lokalnych grup w mediach społecznościowych takich jak Facebook i opublikować informacje o wydarzeniu. Jeżeli publikujesz na grupach, skontaktuj się bezpośrednio z administratorem z prośbą o możliwość udostępnienia informacji.

Z naszego doświadczenia, przeprowadzenia ponad 130 rozmów w całej Polsce, takie sytuacje mają miejsce bardzo rzadko. Mimo to warto się na nie przygotować. Na początku spotkania przedstaw zasady dobrej rozmowy i zapytaj wszystkich, czy je akceptują. Jeżeli ktoś będzie łamał zasady, przypomnij o ich przestrzeganiu. Jeżeli to nie poskutkuje, a niewłaściwe zachowanie uniemożliwi rozmowę, należy przerwać spotkanie.

Czasem podczas spotkania, naturalnie rozmowa może zejść na inne tematy. Nie ma w tym nic złego. Jednak Twoim zadaniem, jako osoby prowadzącej, jest to, żeby to zauważyć i skierować rozmowę na wcześniej ustalony temat. Możesz zaproponować, że na koniec spotkania, jeśli starczy czasu, możecie wrócić do rozmowy na inny temat.

Nie chodzi o nagranie, tylko o spisany przebieg rozmowy. Zapis robicie podczas spotkania, na bieżąco notując, co mówią po kolei uczestnicy. Nie musi to być stenogram, ale zapis powinien oddawać najważniejsze wypowiedzi. Robicie go na papierze albo na komputerze.